1on1ミーティングを成功させるための3つのポイント

はじめに

リーダーやマネージャー、管理職として部下をマネジメントする際に、『1on1ミーティング』を取り入れている企業も多いかと思います。1on1ミーティングは効果的におこなえば非常に利益の多いツールですが、そのやり方、進め方は個々人に任されていて、やり方を教えてもらったことがない、という声もよく聞きます。

1on1ミーティングとは

1on1ミーティングとは、部下やメンバーの育成のために、1対1でおこなう面談やミーティングのことです。
1on1ミーティングの上手さは、マネジメントの力に直結します。部下やメンバーの成長は、チームや事業の成長につながりますし、1on1でしっかり話をすることによって退職のリスクを減らしたり、メンタルヘルス不調を早期に発見することにもつながります。
ところが、「時間をとって話はするけれど、部下が本音を話してくれない」「部下が自分で考えてくれないので、自分が話してばかりになる」「信頼関係を築きたいのに、築けている感じがしない」など、1on1ミーティングのやり方、進め方に課題を感じている、というご相談を、結構な頻度でお受けします。

時間をとって話を聞いているだけでは十分でないとしたら、どのような工夫をすると、効果的な1on1ミーティングになるのでしょうか?

1on1ミーティングに必要な3つのポイント

1on1ミーティングでは、次の3つの要素が大切です。
1.信頼関係を築く
2.質問によって相手の力を引き出す
3.自分自身を磨く(振り返る・整える)

山登りに例えるなら、1合目〜5合目(裾野)で『信頼関係を築く』ことをおこない、6合目〜10合目(中盤から頂)で『質問によって相手の力を引き出す』ことをおこない、その間ずっと山を登る基礎体力をつけたり、体や道具のメンテナンスをしたりする(=『自分を磨く』)、そんなイメージです。

ちなみに、カウンセリングも同じで、傾聴をはじめとしたスキルで信頼関係を構築し、安心して話してもらえる環境を整え、質問をすることで相手の解決に向かう力を引き出し、カウンセラーは常に自己研鑽をします。1on1や、コーチングで使われるスキルは、元々カウンセリングや心理療法のスキルを取り入れたものなので、自ずと共通点も多くなります。

3つの要素について詳しく話すと長くなりますので、この記事では1つめの『信頼関係を築く』について、もう少し見ていきましょう。

信頼関係を築く

1on1ミーティングで相手との関係性を築きたいと思ったら、「この人になら安心して話せる」「この人は自分にとって安全だ」と相手に感じてもらうことが必要です。安心できない相手に、自分の本音を話したいと思う人はいないでしょう。
あなたが安心感を感じる相手を、想像してみてください。…ゆったりしていて、おだやかで、自分のことを受け入れてくれる、そんな人を想像するのではないでしょうか。
スキルとして見ると、『少し低めの声で、少しゆっくり喋る』と、落ち着いておだやかな印象を与え、相手も落ち着いてきます。
安心感を与えるスキルは他にもあり、表情はおだやか、または少し相手の表情に合わせることや、姿勢や手足などのボディーランゲージの工夫、アイスブレイク(導入の会話)など、いろいろなスキルがあります(が、ここでは割愛します)。
大切な要素としては、『相手に対する感謝やねぎらいを言葉にする』こと。例えば、「今日は時間をとってくれてありがとう」「率直に話してくれてありがとう」などと言葉にして伝えることは、普段は恥ずかしくてなかなか口にすることが少ないからこそ、言われた方は心に残り、嬉しく感じ、伝えてくれたあなたを信頼します。

信頼関係を築くための『傾聴』スキル

1on1ミーティングでの話の聞き方は、相手の話に関心をもって聞く『傾聴』という聞き方をします。
『傾聴』という言葉は聞いたことがあっても、具体的なスキルとして聞いたことがある方は少ないかもしれません。
傾聴の要素のひとつ目としては、『遮らずに聞く(最後まで聞く)』ことです。相手がひとかたまりの言いたいことを言い終わるまで、話を変えたり、自分の意見を挟んだりせずに聞きます。
聞いている間には、『うなずき』や『あいづち』を入れます。うなずいたり、「うん、うん」「へー」「あー」「いいね」「そうなんだ」「えー!」「おー」など、反応・応答しながら聞くことで、話をしっかり聞いていることを伝えます。
応答のしかたとしては、相手が言ったキーワードを繰り返す『反射』、「それは◯◯ということですか?」「今の話は◯◯と理解したんだけど、合っていますか?」と相手の言った内容について自分が理解したことを確認する『確認・要約』といったスキルがあります。

傾聴のスキルは深めようとすればするほど奥が深く、沢山あるのでここではすべて伝えきれませんが、大事なスキルをさらに5つ、お伝えしておきます。

『感情を伝え返す』…「それはつらかったね」「それは腹が立ちますね」など、相手の心のフレームの内側に立って、相手になったつもりで気持ちを理解し、伝え返すことです。『共感』『共感的理解』ともいいます。
『肯定・受容』…「なるほど」「そう感じているんだね」「そう思ったのも理解できるよ」など、相手の感じ方を否定せずに受け入れることです。
『承認・賞賛』…「よくやっているね」「それは大事なことだね」など、相手の体験を認め、積極的に褒めていくことです。
『サポートを伝える』…「自分が◯◯さんをサポートできることはある?」「いつでも相談してね」「一緒にその方法を考えよう」など、相手をサポートする意思があることを伝えます。
『具体化・明確化』…「もう少し詳しく教えてもらってもいい?」「具体的にはどういうことがある?」など、聞いていて「どういうことだろう?」と感じた際に、遠慮なく質問していくことも大切です。

他にも『沈黙』をおそれないこと、『オープン・クエスチョン』『ユーモア』『トラッキング』『ジョイニング/ミラーリング』『自己開示』…などなど挙げればさらにありますが、大事なことは、すべてをやろうとしないことです。
いまの自分の1on1をアップデートさせたいな、と思ったら、まずは1on1ミーティング1回につき1つだけ、取り入れてみることをおすすめします。

さいごに

今回は1on1ミーティングを成功させるための3つのポイントの1つ目、『信頼関係を築く』ためのスキルについて、その一部を解説しました。次回以降は、『質問によって相手の力を引き出す』方法、『自分自身を磨く(振り返る・整える)』方法について解説していきたいと思います。

三瓶真理子(EASE Mental Management 代表・臨床心理士・公認心理師)

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